تمامی سازمان ها اعم از موسسات و یا شرکت ها در زمان ثبت ،چنانچه شامل قوانین مالیاتی باشند می بایست جهت اخذ پلمب دفاترخود اقدام نمایند.تا بتوانند کلیه حساب های مالی خود را تحویل سازمان امور مالیاتی دهند.

این دفاتر را دفتر قانونی می نامند که جزئی از دفاتر رسمی می باشند و می بایست تمام فعالیت های مالی شرکت در زمینه کاری خود،کاملاَ خوانا، بدون خط خوردگی و یا لاک گیری وارد آنها شود.
به جهت نبود نظارت دولتی در زمان نگارش این دفاتر به خاطر انجام درست این کار و تخطی در دفاتر و یا کم و زیاد کردن صفحات ، در ابتدای هر سال مالی، شرکت ها دفتر نو دریافت می کنند.سپس با مراجعه به اداره ثبت شرکت ها،دفاتر مذکور را که به تاریخ روز پلمب قانونی شده اند دریافت می نمایند تا از سوءاستفاده احتمالی جلوگیری شود.
همچنین سازمان ها در پایان هر سال مالی که اظهار نامه ی مالی خود را تحویل می دهند ،می بایست این دفاتر را نیز جهت استناد،به اداره دارایی تحویل دهند.
پلمب دفاتر جزء قوانین می باشد و الزامی است.در صورت عدم اجرا جریمه مالیاتی مشمول شخص یا شرکت مربوطه می شود.شرکت هایی که فعالیت ندارند نیز باید دفاتر مالی خود را تهیه و جهت ثبت عدم فعالیت خود،دفاتر را به صورت سفید به اداره مالیات تحویل دهند.
سازمان ها نیز در آخر هر سال ضروری است اقدام به پلمب دفاتر قانونی کنند.چنانچه برای فرار از مالیات اسناد و مدارک جعلی تهیه و ارائه شود،و یا به هر صورت به مدت سه سال از ارائه اظهار نامه مالیاتی خودداری نمایند،حبس از 3ماه تا 22 ماه و نیز محرومیت از تمامی معافیت ها و بخشودگی های قانونی در این مدت زمان شامل حال مودی شده و جریمه نیز خواهند شد.
ضروری است تمام ان دفاتر به مدت10سال بعد از تمام شدن سال مالی نیز،نگهداری شوند.

• تعاریفی در خصوص دفاتر پلمب:
1_دفتر پلمب روزنامه: این دفتر مختص ورود تمام اطلاعات روزنامه از جمله واردات،صادرات درآمدها و هزینه ها می باشد.
2_دفتر کل: این دفتر مختص ورود اطلاعات ریز دفتر روزنامه می باشد.
3_دفتر دارایی: این دفتر ورود تمام اطلاعات دارایی ها و کلیه صادرات و واردات در طی یک سال گذشته به صورت دقیق در این دفتر انجام می پذیرد.اطلاعات این دفتر در انتها می بایست در دفتر کل ثبت شود و به امضا برسد.زمان تحویل دفتر به صورت سالیانه می باشد.
⃰ در جهت کنترل کلیه این موارد، سازمان امور مالیاتی موظف است که دو یا سه نفر مطابق به قانون بازرسی،برای رسیدگی به تمام مدارک و دفاتر ارائه شده توسط مودیان (شرکت ها یا اشخاص)،به هر پرونده اختصاص دهد.

• نکاتی مهم درباره پلمپ دفاترتجاری:
1_درخصوص اشخاص حقوقی ثبت شده درانتخاب سال مالی به منظور پلمب واعتبار دفاتر دقت فرمایید.
2_درخصوص اشخاص حقوقی جدیدالتاسیس علاوه بردرخواست پلمب دفاتر به منظور سال جاری می بایست نسبت به درخواست پلمب به منظور سال بعدی مالی نیز اقدام نمائید،چراکه اعتباردفاتر ازتاریخ درخواست به ما بعدآن درسال مالی مربوطه محقق می گردد.
3_دفاتر پلمب شده ازتاریخ درخواست به بعد درهرسال مالی دارای اعتبار می باشد.بدیهی است اشخاص حقوقی وحقیقی به منظور استفاده ازاین امکان می بایست قبل ازشروع سال مالی اقدام به این درخواست نمایند وحتی المقدور انجام امور پلمب دفاتر خودرا به ماه های پایانی سال موکول ننمائید.
4_درگام آخرسامانه بعد از تکمیل اطلاعات وزدن دکمه پذیرش نهایی، اخذ پرینت از رسید پذیرش اینترنتی وپرینت اظهارنامه پلمب دفاتر تجارتی الزامی می باشد.
5_بعد از ارسال وپست مدارک، درج بارکد پستی وتاریخ تحویل مدارک به پست درسامانه الزامی است.این اقدام را از دفاترمنتخب پستی درخواست نمائید.
6_پرداخت هزینه های پلمب دفاترتجارتی در سامانه به صورت اینترنتی بعد از تایید کارشناس در اداره ثبت شرکت ها ودریافت پیامک توسط متقاضی وبا ورود به بخش پیگیری درخواست درسامانه امکان پذیراست.
7_دفاتر پلمب شده بعد از پرداخت هزینه ها،درسامانه از طریق پست پیشتازجهت متقاضی ارسال می گردد.بدیهی است دفاتر مربوطه صرفا به کد پستی وآدرسی که درگام اول توسط متقاضی درج گردیده است ارسال می شود.
8_انصراف از درخواست در سامانه،زمانی امکان پذیراست که وضعیت پذیرش به صورت پذیرش موقت درآمده باشد در غیر این صورت، انصراف از درخواست دربقیه حالت ها امکان پذیرنیست؛ لذا قبل از نهایی نمودن پذیرش اینترنتی از صحت کلیه اطلاعات وارد شده اطمینان حاصل نمائید.
9_گواهی پلمب دفاتر تجارتی صرفاَ پس ازتکمیل مراحل پذیرش واختصاص پلمب امنیتی مربوطه از سوی مرجع ثبت شرکت ها میسر میگردد.
10_تکلیف انجام پلمب دفاتر تجارتی به موجب ماده 6 قانون تجارت بلافاصله پس از ثبت تاسیس اشخاص حقوقی یا ثبت اشخاص حقیقی دردفاتر ثبت تجارتی الزامی بوده ومسئولیت عدم انجام این اقدام با مدیران مربوطه خواهد بود.

• اقدام به گرفتن دفاتر پلمب:
جهت تهیه دفاتر پلمب ابتدا باید مودیان برگه اظهارنامه پلمب دفاتر تجاری (موجود در سامانه اینترنتی اداره ثبت )به همراه ذکر تعداد جلد دفاتر مورد نیاز تکمیل نمایند،و درآن شماره ثبت،آدرس شرکت و مشخصات مدیر عامل نیز درج گردد.در انتهای برگه ی مزبور باید به مهر و امضای مدیر عامل شرکت یا موسسه برسد.
شایان ذکر است، از اواخر دی ماه 1394با استناد به بخشنامه اداره ثبت شرکت ها در تهران،مراحل انجام پلمب دفاتر می بایست از طریق سامانه ثبت شرکت ها اقدام گردد.

• مدارک مورد نیاز جهت پلمب دفاتر:
مدارک مورد نیاز برای شخصیت های حقوقی:
1_اصل اظهارنامه پلمب دفاتر تجارتی که از سامانه دریافت نموده اید می بایست به امضاءاحدی از مدیران تکمیل کننده سامانه رسیده باشد.
2_تصویر آخرین روزنامه رسمی شخصیت حقوقی حسب مورد(درخصوص تغییرات مدیران،دارندگان امضا،نام، نوع شخصیت حقوقی ومرکز اصلی)
3_کپی کارت ملی
4_اصل یا تصویرمصدق وکالتنامه حسب مورد ویا معرفی نامه(درخصوص اشخاص حقوقی دولتی)
مدارک مورد نیاز برای شخصیت خای حقیقی:
1_اصل اظهارنامه پلمب دفاتر تجارتی که ازسامانه دریافت نموده اید می بایست به امضا متقاضی رسیده باشد.
2_تصویر کارت ملی وشناسنامه
تمامی مدارک مورد نیاز می بایست از طریق پست به اداره ثبت شرکت ها ارسال گردد . پس از ارسال و پست مدارک ، می بایست بارکد پستی و تاریخ تحویل مدارک به پست در سامانه وارد شود.