دفتر روزنامه، دفتری است که تاجر باید همه روزه، مطالبات و دیون و داد و ستد تجاری و معاملات راجع به اوراق تجاری از قبیل خرید و فروش و ظهرنویسی و به طور کلی جمیع واردات و صادرات تجاری خود را، به هر اسم و رسمی که باشد و وجوهی را که برای مخارج شخصی خود برداشت می کند، در آن دفتر ثبت نماید “. ( ماده 7 قانون تجارت ) و بنابراین اولاَ ، مطالبی که در دفتر روزنامه باید ثبت شوند عبارتند از :
– مطالبات
– دیون
– داد و ستد تجاری
– معاملات راجع به اوراق تجاری اعم از خرید ، فروش و ظهرنویسی
– کلیه واردات و صادرات تجاری
– وجوهی که برای هزینه های شخصی برداشت می شود.
ثانیاَ، با توجه به این که در لغت معنای ” اسم ” عنوان و معنای ” رسم ” ترتیب نیز هست، پس اسم و رسم به معنای عنوان و ترتیب خواهد بود و تاجر مکلف است هر یک از واردات و صادرات خود را با عنوان و ترتیبی که صورت گرفته، در دفتر روزنامه ثبت کند. مثلاَ اگر کالایی به عنوان فروش و به ترتیب نقد و اقساط صادر شده، باید همین موضوع در دفتر روزنامه برای آن کالا قید گردد. فقط داد و ستدهای تجاری، در دفتر روزنامه ثبت می شود. ثبت معاملاتی که برای نیازمندی های شخصی به عمل می آید، لازم نیست. لیکن وجوهی که برای هزینه های شخصی برداشت می شود، حتماَ باید در دفتر روزنامه ثبت گردد.
ثالثاَ، به دستور ماده 7 مزبور قانون تجارت، مطالب ششگانه مذکور مربوط به هر روز، باید همان روز در دفتر روزنامه ثبت شود. بدین ترتیب مطالب ثبت شده هر روز، گویای عملیاتی خواهد بود که تاجر یا شرکت تجاری، در همان روز انجام داده است. ماده 7، بر ثبت همه روزه، تصریح می کند و می توان گفت به همین علت نیز، دفتر مذکور را ” دفتر روزنامه ” نامیده است.

    بحثی در ثبت همه روزه دفتر روزنامه

هر چند عملاَ ، در صورت تراکم امور، ثبت روز به روز در دفتر روزنامه ، مشکل است ، ولی در هر حال با توجه به ماده 14 قانون تجارت که به تصریح آن ، دفاتر تجاری ” در صورتی که مطابق مقررات این قانون مرتب شده باشد، بین تجار در امور تجاری سندیت خواهد داشت و در غیر این صورت، فقط علیه صاحب آن معتبر خواهد بود “.
و ماده 1297 قانون مدنی، که دفاتر تجاری را وقتی دلیل محسوب می دارد که مطابق مقررات قانون تجارت تنظیم شده باشند و این امر که ثبت روزانه نیز، از جمله این مقررات است باید گفت که برای ثبت روز به روز دفتر روزنامه، ضمانت اجرای مهمی به وسیله قانون تجارت مقرر شده است و آن این است که در صورت عدم ثبت روزانه دفتر روزنامه، سندیت آن بنا به مفهوم مخالف بیانات ماده 14 قانون تجارت و ماده 1297 قانون مدنی فوق الذکر، به علت تنظیم نشدن مطابق مقررات قانون تجارت، بین تجار در امور تجاری، از بین رفته و بی اعتبار می شود. یعنی این که هر گاه تاجر طرف دعوای تاجری دیگر یا شرکت تجاری، نسبت به دعوایی که مربوط به امور تجاری صورت گرفته است، دفتر مزبور به علت از دست دادن سندیت خود، از عداد دلایلی که تاجر یا شرکت تجاری به نفع خود به دادگاه ارائه داده است، خارج می شود. لیکن کماکان، همان طور که ماده 14 قانون تجارت مقرر می دارد ، علیه صاحب دفتر معتبر خواهد بود. قانون مدنی نیز در این زمینه می گوید ، ” در مواردی که دفاتر تجاری بر نفع صاحب آن دلیل نیست ، بر ضرر او ، سندیت دارد “.
در این خصوص که تبصره 2 ماده 12 آیین نامه نحوه تنظیم و تحریر و نگاهداری دفاتر، تاخیر تحریر رفتر روزنامه را، در موارد استثنایی و در صورتی که منظور سوء استفاده نباشد، بنا به تشخیص مامورین تشخیص مالیات، تا یک هفته مجاز می داند و تاخیر بیش از یک هفته را نیز، به موجب تشخیص هیات سه نفری، قابل قبول بیان می کنند. باید گفت که اولاَ ، مقرر بودن تحریر روزانه دفتر روزنامه، در قانوون تجارت بیان شده و تاخیرات مزبور به وسیله آیین نامه برقرار گردیده است و چون طبق اصل 138 قانون اساسی، آیین نامه نمی تواند مخالف قانون باشد بنابراین، علی رغم تاخیرات مقرر در آیین نامه مزبور، دستور ماده 7 قانون تجارت، در روزانه بودن ثبت مطالب در دفتر روزنامه، به قوت خود باقی است. ثانیاَ ، اساساَ آیین نامه مزبور ، به پیش بینی قانون مالیات های مستقیم و برای امور مالیاتی و جهت تشخیص مالیات به وسیله ممیزان مالیاتی و راجع به ” دفاتر قانونی ” موضوع آیین نامه مزبور، تهیه و تصویب شده است و دایره شمول آن محدود به موضوعات مذکور بوده و نمی تواند شامل اعتبار دفتر روزنامه، که از لحاظ سندیت در قلمرو قانون تجارت و قانون مدنی قرار دارد، بشود.