رکن اداره کننده و به عبارت دیگر قوه مجریه شرکت های سهامی اعضای هیات مدیره آن هستند. سهام داران با انتخاب اعضای هیات مدیره و اعتماد به حسن عملکرد و درایت آنان سرمایه های خود را به شرکت می سپارند و آنان نیز با بهره گیری از هوش و خلاقیت خود پس از انقضای سال مالی سود مناسبی عاید شرکت و سهام داران می کنند.
در این جا تهیه گزارش های مالی و تنظیم صورت دارایی در شرکت سهامی که یکی از وظایف هیات مدیره است بررسی می شود. شایان ذکر است، خوانندگان عزیز ، علاوه بر مطالعه ی توشتار ذیل در صورت مواجه شدن با هر گونه سوال و یا ابهامی در این باره می توانند با همکاران ما در ثبت شرکت فکر برتر تماس حاصل نمایند.

    تهیه گزارش های مالی و تنظیم صورت دارایی در شرکت سهامی

همان طور که اشاره شد، تهیه گزارش های مالی و تنظیم صورت دارایی و دیون وظیفه ذاتی هیات مدیره است و برای اینکه بازرس قانونی در طول سال مالی از وضعیت مالی شرکت مطلع باشد و همه امور موکول به پایان سال مالی نشود در ماده 137 " لایحه " هیات مدیره مکلف شده هر شش ماه یک بار خلاصه صورت دارایی و دیون شرکت را به بازرس قانونی ارائه کند.
در ماده 232 " لایحه " نیز تکلیف هیات مدیره در پایان سال مالی معین و مقرر شده صورت دارایی، دیون ، ترازنامه ، حساب سود و زیان و عملکرد شرکت را به ضمیمه گزارش فعالیت ها و وضع عمومی شرکت تنظیم کرده و حداقل بیست روز قبل از تاریخ مجمع عمومی عادی شرکت در اختیار بازرس قانونی قرار دهد.
هیات مدیره در تنظیم حساب عملکرد و صورت سود و زیان طبق مواد 233 تا 236 " لایحه " ملزم به رعایت موازینی است که هم اکنون در استانداردهای حسابداری و مقررات مالیاتی به روشنی و با جزییات تبیین شده است و شرکت ها و بازرسان و حسابرسان شرکت مکلف به رعایت آن ها می باشند.
پس از تهیه و تنظیم صورت های مالی فوق و ارائه آن به بازرس قانونی شرکت و وصول اظهارنظر بازرس قانونی نسبت به صحت و سقم گزارش هیات مدیره، به منظور بررسی و اتخاذ تصمیم در مورد عملیات سال مالی قبل و تصویب ترازنامه و حساب سود و زیان شرکت طبق ماده 138 " لایحه " هیات مدیره موظف است از مجمع عمومی سالانه سهام داران ظرف مدتی که در اساسنامه پیش بینی شده و معمولاَ حداکثر چهار ماه پس از انقضای سال مالی خواهد بود دعوت نماید.
قانون گذار برای عدم اجرای این اصلی ترین وظیفه هیات مدیره، ضمانت اجرای کیفری و حقوقی سنگینی در نظر گرفته و طبق ماده 254 " لایحه " چنانچه اعضای هیات مدیره حداکثر تا شش ماه پس از پایان سال مالی مجمع عمومی عادی را دعوت نکند یا مدارک و اسناد مالی مقرر در ماده 232 " لایحه " را به موقع تنظیم و تسلیم ننماید به حبس از دو تا شش ماه و یا به جزای نقدی از 20 هزار تا 200 هزار ریال و یا هر دو مجازات محکوم خواهد شد.
از سوی دیگر طبق بند 2 ماده 201 " لایحه " در صورت عدم تشکیل مجمع عمومی سالانه برای رسیدگی به حساب های هر یک از سال های مالی تا ده ماه از تاریخی که اساسنامه معین کرده، هر ذی نفع می تواند انحلال شرکت را از دادگاه بخواهد.
بدیهی ترین حق سهام دار که سرمایه خود را در شرکتی به هیات مدیره سپرده کسب اطلاع از وضعیت حساب های شرکت، چگونگی هزینه شدن سرمایه، اطلاع از میزان سود و علت زیان ده بودن عملیات شرکت است. بنابراین غفلت و بی توجهی هیات مدیره به این حق بدیهی بزرگ ترین خطا و جفا نسبت به سهام داران است که مخدوم مدیران هستند. قانون گذار نیز به حق نسبت به این موضوع توجه ویژه کرده و علاوه بر تعریف عنوان مجرمانه برای مدیران خاطی حق درخواست انحلال شرکت را برای سهام داران منظور کرده است.