مراحل و مدارک مورد نیاز

1. تشکیل جلسه و تنظیم صورتجلسه که به امضای کلیه اعضای هیات مدیره رسیده باشد.
2. اگر جلسه با حضور اکثریت تشکیل شود دعوت وفق اساسنامه شرکت و قانون تجارت صورت گرفته و بایستی مدارک مثبته آن ضمیمه صورتجلسه شود.
3. مدارک به اداره ثبت شرکت ها تحویل و ثبت خواهد شد و ذیل دفاتر ثبت توسط نماینده شرکت امضاء خواهد گردید.
تذکر : اگر در نظر باشد که یک نفر به صورت مجتمعاَ ریاست هیات مدیره و مدیر عامل را تصدی کند باید این موضوع در مجمع عمومی عادی با مراعات ماده 124 قانون تجارت به تصویب سه چهارم آراء حاضر در مجمع رسیده باشد.

    نمونه صورتجلسه هیات مدیره

جلسه هیات مدیره شرکت ............................ سهامی خاص ثبت شده به شماره .......................... با حضور کلیه اعضای انتخاب شده در مجمع عمومی عادی مورخ ............................... در روز ................... ساعت ................ در محل شرکت تشکیل و به شرح ذیل اتخاذ تصمیم گردید :
الف : 1. آقای / خانم ....................... به سمت رئیس هیات مدیره
2. آقای / خانم  ....................... .... به سمت نایب رئیس
3. آقای / خانم .............................به سمت مدیر عامل
4. آقای / خانم ........................... به سمت عضو هیات مدیره تعیین و با امضای ذیل صورتجلسه قبول سمت کردند.
ب : کلیه اسناد و اوراق بهادار و تعهد آور شرکت اعم از چک – سفته و غیره با امضای آقای / خانم .................. و آقای / خانم .................. متفقاَ همراه با مهر شرکت معتبر خواهد بود.
ج : کلیه اعضای هیات مدیره به آقای / خانم .......................( عضو هیات مدیره / احدی از سهامداران / وکیل شرکت ) وکالت می دهند که ضمن مراجعه به اداره ثبت شرکت ها نسبت به ثبت صورتجلسه و پرداخت هزینه های قانونی و امضای ذیل دفاتر ثبت اقدام کند.
ردیف             نام و نام خانوادگی                 سمت                        امضاء
1                    .............                     ........                   ...............
2                   .............                    .......                    ..............
3                   .............                     ........                   ..............
4                   ............                      .......                    .............

    تشکیل جلسات هیات مدیره شرکت سهامی

به موجب قسمت اول ماده 121 لایحه قانونی 1347 : " برای تشکیل جلسات هیات مدیره ، حضور بیش از نصف اعضای هیات مدیره لازم است ". چون این ماده جنبه آمره دارد ، اعضای هیات مدیره باید شخصاَ در این جلسات حاضر شوند. در صورتی که وکیل یا نماینده آنان در جلسات حضور یابند ، در احتساب حد نصاب مزبور به حساب نخواهند آمد ؛ به عبارت دیگر ، با اینکه اعضای هیات مدیره می توانند با توجه به عدم منع قانونگذار ، نماینده خود را به جلسه هیات مدیره بفرستد ، تعداد اعضای هیات مدیره حاضر باید به میزانی باشد که ماده 121 مقرر کرده است ؛ در غیر این صورت ، جلسه رسمیت نخواهد داشت. این ترتیب مانع از آن است که بعضی از اعضای هیات مدیره به بعضی دیگر به گونه ای وکالت در حضور بدهند که حالت جمعی و مشورتی هیات از بین برود.
اداره جلسات هیات مدیره با رئیس هیات مدیره است. ( ماده 120 لایحه قانونی 1347) ؛ ولی در غیاب او ، ریاست جلسات با نایب رئیس هیات مدیره خواهد بود. تصمیمات هیات مدیره باید به اکثریت آرای حاضران اتخاذ گردد، مگر آنکه در اساسنامه اکثریت بیشتری مقرر شده باشد. ( قسمت اخیر ماده 121 لایحه قانونی 1347).
برای هر یک از جلسات هیات مدیره باید صورتجلسه ای تنظیم و لااقل به امضای اکثریت مدیران حاضر در جلسه برسد. در صورتجلسات هیات مدیره نام مدیرانی که حضور دارند یا غایب می باشند و خلاصه ای از مذاکرات و همچنین تصمیمات متخذ در جلسه با قید تاریخ در آن ذکر می گردد. هر یک از مدیران که با تمام یا بعضی از تصمیمات مندرج در صورتجلسه مخالف باشد نظر او باید در صورتجلسه قید شود. ( ماده 123 لایحه قانونی )