اداره امور شرکت های تعاونی ، مانند سایر شرکت های تجاری بر عهده هیات مدیره است. مدیرانی که مطابق مقررات قانون تجارت، قانون شرکت های تعاونی و اساسنامه تنظیمی انجام وظیفه می نمایند و بر همین اساس، مسئولیت هرگونه اقدام خارج از حدود اختیارات با آنان بوده و چنانچه عمل خلاف، جنبه کیفری داشته باشد، دارای مسئولیت جزایی نیز می باشند.
در این مقاله، به بررسی وظایف و نحوه انجام این وظایف از سوی هیات مدیره شرکت تعاونی می پردازیم. پیش از هر چیز، یادآوری می گردد که :
- تعداد اعضای اصلی هیات مدیره  حداقل 3 نفر و حداکثر 7 نفر می باشد.
- مدیران باید حتماَ از بین اعضاء شرکت انتخاب گردند، مانند شرکت های سهامی که لازم بود مدیران از بین سهامداران انتخاب گردند.
- اعضای هیئت مدیره دو دسته اند : اعضای اصلی و اعضای علی البدل که تعداد آن ها در اساسنامه تعیین می شود.
- مدیران با رای مخفی اعضاء تعیین می گردند.
- انتخاب اعضا اصلی و علی البدل هیات مدیره با اکثریت نسبی آراء مجمع عمومی می باشد.
- انتخاب اعضا اصلی و علی البدل هیات مدیره با اکثریت نسبی آراء مجمع عمومی می باشد.
- اخذ رای برای انتخاب اعضاء اصلی و اعضاء علی البدل در یک نوبت ( نه دو نوبت مجزی ) به عمل می آید و حائزین اکثریت بعد از اعضا اصلی به ترتیب اعضاء علی البدل شناخته می شوند.
- مدت مدیریت مدیران دوره های 3 ساله است.
- انتخاب مجدد مدیران حداکثر برای دو نوبت متوالی بلامانع است.
البته اگر شخصی موفق به کسب دو سوم آراء کل اعضاء شرکت تعاونی گردد، می تواند برای بیش از دو نوبت متوالی نیز به عنوان عضو هیات مدیره شرکت تعاونی انتخاب گردد.

    نحوه انجام وظایف از سوی هیات مدیره :

1- هیات مدیره وظایف خود را به صورت جمعی انجام می دهد.
توضیح آنکه از آنجا که وظایف و اختیارات را قانون به هیئت مدیره تکلیف و تفویض کرده است و نه به اعضای آن، لذا اجرای وظایف و اعمال اختیارات هیئت مدیره به صورت جمعی صورت می گیرد. برای اینکه اقدامات هیات مدیره به صورت جمعی باشد، لازم است در جلسه رسمی هیئت مدیره با اکثریت مقرر ( اکثریت مطلق اعضای حاضر ) درباره آن ها تصمیم گیری شود و در صورت جلسه مربوط قید گردد.
2- هیچ یک از اعضاء حق ندارد از اختیارات هیات، منفرداَ استفاده کند مگر در موارد خاص که وکالت یا نمایندگی کتبی از طرف هیات مدیره داشته باشد.
3- هیات مدیره می تواند قسمتی از اختیارات خود را با اکثریت سه چهارم آرا به مدیر عامل تفویض نماید.
نکته :
- هرگاه عضو هیئت مدیره بدون داشتن اختیار لازم اقدامی کند که از آن حقی برای دیگران نسبت به شرکت تعاونی یا تکالیفی برای شرکت در برابر این اشخاص ایجاد شود، شرکت تعاونی و هیات مدیره مسئول آن خواهند بود و نمی توانند به استناد اینکه عضو هیئت مدیره بدون داشتن اختیار اقدام کرده است، از آن معاف شوند. عضو مذکور در برابر هیئت مدیره مسئول است و هیئت مدیره می تواند برای جبران زیان وارده به وی رجوع کند.
- نمایندگی یا وکالتی که هیئت مدیره برای انجام کاری به عضوی واگذار کرده است قابل واگذاری به غیر نیست، مگر اینکه در این مورد، از طرف هیئت مدیره وکیل در توکیل غیر باشد.

     وظایف هیات مدیره شرکت تعاونی

1- دعوت مجمع عمومی ( عادی – فوق العاده )
2- اجرای اساسنامه و تصمیمات مجمع عمومی و سایر مقررات مربوط
3- نصب و عزل و قبول استعفای مدیر عامل و نظارت بر عملیات وی و پیشنهاد میزان حقوق مدیر عامل به مجمع عمومی
4- قبول درخواست عضویت داوطلبان
5- اخذ تصمیم درباره انتقال سهام به اعضاء به یکدیگر
6- دریافت استعفای هر یک از اعضای هیات مدیره (قبول استعفای جمعی اعضاء هیات مدیره در صلاحیت مجمع عمومی فوق العاده است).
7- نظارت بر هزینه های جاری شرکت تعاونی و رسیدگی به حساب ها و ارائه نتایج آن به بازرس یا بازرسان و تسلیم به موقع گزارش های مالی و ترازنامه و حساب سود و زیان به مجمع عمومی عادی
8- توضیح در خصوص ترازنامه
9- تهیه و تنظیم طرح ها، برنامه و بودجه و سایر پیشنهادها و تسلیم آن ها به مجمع عمومی عادی برای اخذ تصمیم
10- تعیین نماینده از بین اعضاء شرکت تعاونی برای حضور در جلسات مجامع عمومی اتحادیه های تعاونی و شرکت هایی که شرکت تعاونی در آن عضویت و مشارکت دارد.
11- تهیه دستورالعمل های داخلی شرکت تعاونی و تقدیم آن به مجمع عمومی عادی برای تصویب
12- تعیین نماینده یا وکیل با حق توکیل به غیر در دادگاه ها، مراجع قانونی و سایر سازمان ها
13- تعیین و معرفی صاحبان امضای مجاز (یک یا دو نفر از اعضاء هیات مدیره به همراه مدیر عامل) برای امضاء قراردادها و اسناد تعهدآور
14- انجام سایر اموری که به موجب قانون یا اساسنامه و سایر مقررات بر عهده هیات مدیره گذاشته شده است، از جمله پیشنهاد اخراج عضو به مجمع عمومی عادی (موضوع ماده 13 قانون بخش تعاونی)
15- اولین هیات مدیره مکلف است ظرف مدت یکماه از تاریخ برگزاری اولین مجمع عمومی عادی برای ثبت شرکت در مراجع ذی صلاح اقدام نماید.
16- هیات مدیره با تصمیم اکثریت اعضاء برای تشکیل مجامع عمومی دعوت به عمل می آورد، ولی لازم به ذکر است که دعوت مجامع عمومی از اختیارات مطلقه هیات مدیره نیست و وزارت تعاون و بازرسان نیز در مواردی می توانند از اعضاء برای تشکیل مجامع عمومی دعوت کنند.
17- اجرای تصمیمات مجامع عمومی بر عهده هیات مدیره است؛ زیرا مجمع عمومی، رکن «تصمیم گیرنده» و هیات مدیره رکن «اداره کننده» است. هیات مدیره مکلف است مقررات قانونی و اساسنامه شرکت و مصوبات مجامع عمومی را در اداره امور شرکت رعایت نمایند و در این چهارچوب مدیریت کند.
18- انتخاب مدیرعامل بر عهده هیات مدیره است، در واقع هیات مدیره مکلف به انجام این امر است، هیات مدیره می تواند مدیر عامل را عزل کند. در این صورت چون شرکت تعاونی باید مدیر عامل داشته باشد، هیات مدیره مکلف است مدیر عامل را برای شرکت تعیین کند. هر گاه مدیر عامل استعفاء دهد، قبول آن با هیات مدیره است، به طور کلی اخذ تضمین از مدیر عامل و ابواب جمعی وی و کارکنان، از وظایف هیات مدیره است. ضوابط و معیارهای لازم برای میزان این تضمین و میزان حقوق و مزایای مدیرعامل و کارکنان و نیز آیین نامه مربوط به وظایف و اختیارات مدیرعامل را هیات مدیره برای تصویب به مجمع عمومی عادی پیشنهاد می کند.
19- قبول درخواست عضویت از داوطلبان جدید و تصمیم گیری درباره آن ها با ملحوظ داشتن شرایطی که برای عضویت شرکت تعاونی در قانون و اساسنامه شرکت مقرر است در صلاحیت هیات مدیره است، علاوه بر آن، هیات مدیره برای قبول عضو جدید باید مقدورات و ظرفیت شرکت را مراعات کند. بررسی وجود شرایط عضویت در بدو تاسیس شرکت تعاونی بر عهده هیات موسس است.
20- اخراج عضو، جزو اختیارات هیات مدیره نیست و این امر در صلاحیت مجمع عمومی عادی است. اخراج عضو موکول به شرایطی است که در قانون مقرر شده است. هیات مدیره با ارائه دلایل و تحقق شرط لازم می تواند اخراج عضو را از مجمع عمومی عادی درخواست کند.
21- اعضای شرکت تعاونی می توانند سهم خود را به اعضای همان شرکت انتقال دهند. این انتقال با موافقت هیات مدیره میسر است، و هیات مدیره باید در تصمیم گیری درباره آن منع مصرح در آیین نامه مربوطه را دایر بر اینکه میزان سهام هیچ یک ار اعضاء نباید بیش از «15%» کل سرمایه شرکت باشد مراعات کند.
22- هیات مدیره باید بر هزینه های جاری تعاونی نظارت تامه داشته باشد و این نظارت غالبا استصوابی است. توضیح اینکه، نظارت عبارت است از مراقبتی که ناظر بر اقدام به عملی می کند و به دو صورت است: «استصوابی و اطلاعی»
نظارت استصوابی؛ ناظر بر اقدام به عملی و تصویب آن قبل از اقدام است. در نظارت استصوابی، اقدام به عمل موکول است به موافقت ناظر به نحوی که بدون کسب این موافقت، نباید هیچ گونه اقدامی صورت بگیرد. در نظارت اطلاعی، ناظر بر اقدام به عملی اطلاع دارد ولی موافقت وی لازمه آن عمل نیست.
23- رسیدگی به حساب ها و تهیه گزارش های مالی و نیز ارائه گزارش مربوط به هزینه های جاری و نتایج حاصل از رسیدگی به حساب ها به بازرس یا بازرسان و ارائه گزارشات لازم به مجمع عمومی، از وظایف هیات مدیره است.
24- تهیه و تنظیم بودجه، طرح ها و برنامه ها و هزینه عملیات در سال بعد و ارائه آن ها به بازرس یا بازرسان نیز از وظایف هیات مدیره است، علاوه بر آن هیات مدیره، بودجه تنظیمی و هزینه های پیش بینی شده و طرح ها و برنامه های مذکور را باید برای تصویب به مجمع عمومی عادی تسلیم نماید.
25- هیات مدیره باید از بین اعضای شرکت تعاونی، نماینده ای برای حضور در جلسات مجامع عمومی شرکت های تجارتی و اتحادیه های تعاونی که شرکت تعاونی در آن ها مشارکت یا عضویت دارد تعیین و معرفی کند. هیات مدیره، عندالاقتضاء باید گزارشی درباره تغییرات حاصل در سرمایه در دوره مالی قبل و گزارشی در خصوص میزان مبلغ مربوط به بازپرداخت قیمت سهام اعضایی که از شرکت تعاونی خارج شده اند به مجمع عمومی عادی ارائه دهند.
26- تهیه دستورالعل داخلی و پیشنهاد آن برای تصویب به مجمع عمومی عادی، تعیین نماینده یا وکیل با حق توکیل به غیر برای حضور در سازمان ها یا اقامه دعاوی شرکت تعاونی یادفاع از شرکت در دادگاه ها و تعیین صاحبان امضای مجاز برای امضای قراردادها و اسناد مربوط به شرکت، از دیگر وظایف و اختیارات هیات مدیره است.
27- هیات مدیره می تواند برای سرمایه گذاری یا به کار انداختن وجوه مازاد بر نیاز شرکت به طریقی که مجمع عمومی عادی تصویب می کند اقدام کند، و نیز می تواند با تصویب این مجمع، برای اجرای برنامه های مصوب و توسعه عملیات و رفع تنگناهای مالی به استقراض و تحصیل اعتبار و دریافت قرض الحسنه و غیره روی آورد. پس از تصویب مجمع عمومی سالانه، مراقبت در کسر مبالغ مربوط به ذخیره قانونی و اندوخته احتیاطی و منظور کردن آن در حساب های مربوط و کسر مبلغ راجع به حق تعاون و آموزش و واریز آن به صندوق تعاون از وظایف هیات مدیره است. هیات مدیره می تواند عندالاقتضاء طرح ادغام شرکت را برای تصمیم گیری به مجمع عمومی فوق العاده پیشنهاد کند. (علاوه بر هیات مدیره بازرس یا بازرسان و حداقل یک سوم اعضای شرکت تعاونی می توانند ادغام آن را به مجمع عمومی فوق العاده پیشنهاد کنند).
28- ارسال اظهارنامه مالیاتی و ترازنامه و حساب سود و زیان سال متکی به دفاتر قانونی شرکت تعاونی، حداکثر تا آخر تیرماه هر سال به حوزه مالیاتی مربوط و پرداخت مالیات متعلقه از وظایف هیات مدیره است.
وزارت تعاون در صورت احراز تخلف در اداره امور شرکت تعاونی می تواند مراتب را به دادگاه اعلام کند. دادگاه موظف است خارج از نوبت به موضوع رسیدگی کند و در صورتی که در رسیدگی مقدماتی، تخلف هیات مدیره احراز شود، حکم تعلیق مدیران شرکت تعاونی را صادر کند، در این صورت وزارت تعاون موظف است به طور موقت افرادی را برای تشکیل مجمع عمومی عادی و انتخاب هیات مدیره جدید منصوب کند.